Jun 24, 2014

Organizacija i čuvanje važnih dokumenata

Verujem da ćete se složiti samnom da papiri, koje je jedna porodica (pa i pojedinac) u stanju da akumulira, mogu da zauzmu veliki deo dragocenog prostora. Od ličnih dokumenata, računa, izvoda iz banke, reklamnog materijala, itd. Svi oni, udruženi, brzinom svetlosti pune fascikle, fioke i ormariće, a možda po koja gomila zaluta i na neki od neskrivenih mesta čime narušava prijatan pogled na vaš prostor. Ovde na snagu stupa organizacija, uspostavljanje sistema čuvanja dokumenata, kako biste obuzdali ove „napasnike“ i osujetili njihov plan zauzimanja vašeg doma. ;)

Organizacija i čuvanje važnih dokumenata

Pored toga, sa organizacijom dobijate i sposobnost da u svakom momentu, u roku od nekoliko sekundi, pronađete ono što vam je potrebno. Ukoliko nemate dobar sistem „baratanja“ sa stalno rastućom gomilom, veoma brzo će vam postati mučno traženje tačno određenog papira, koji se, kao po pravilu, mora pronaći odma’ ili sad. :)


Može nastati velika šteta ako ne uspete naći dokument koji vam je potreban, a koji je „tepih pojeo“ ili je „propao u zemlju“. Verujte mi na reč. U par navrata sam (lično ili preko meni bliski ljudi) doživela situaciju kada je zagubljeni dokument mogao biti veliki trošak da nije na vreme pronađen (ili uopšte sačuvan). Administracija može da napravi grešku i ne zavede vašu uplatu, pa vas od ponovnog plaćanja, onoga što ste već platili, deli samo to da li posedujete dokaz o dotičnoj uplati. Može se desiti i situacija da jedino Vi posedujete original nekog dokumenta (npr. diploma o završenom obrazovanju), koji kada se zagubi, a vama je preko potreban, mora ponovo da se izda – pogodite ko to plaća? Mogućih scenarija je bezbroj.

Iz svih ovih razloga (a i zato što volim) odlučila sam da uradim nešto po pitanju organizacije papira, prvenstveno važnih dokumenata, koji završe u mom domu. S obzirom da postoji nekoliko kategorija u papirnom carstvu, ne mogu jednim postom obuhvatiti načine za organizovanje svake kategorije. Ovaj put ću prikazati kako sam organizovala važna dokumenta, a drugom prilikom ću se osvrnuti na ostale kategorije.

Organizacija i čuvanje važnih dokumenata

Da naglasim da pod kategorijom „Važna dokumenta“ podrazumevam: državljanstvo, izvod iz MKR, pasoš, venčani list, diplome, ugovore sa bankom, ugovore sa osiguravajućim društvom, lekarske izveštaje i slično.

Nakon razmatranja više opcija odlučila sam se za onu koja mi trenutno najviše odgovara. Sve što mi je bilo potrebno su registrator (A4) i folije za dokumenta koje se mogu umetnuti u isti (koje imaju rupice kako bi se folija zakačila za mehanizam u registratoru).

Za raspoređivanje dokumenata koristila sam podelu:
  • lična dokumenta (državljanstvo, IMKR, venčani list i sl.), 
  • svedočanstva iz škola (diplome su većeg formata tako da njih ne čuvam na ovaj način),
  • ugovori sa bankom,
  • lekarski izveštaji,
  • ugovor sa mobilnim operaterom,
  • i drugo.
Organizacija i čuvanje važnih dokumenata

Svaka od ovih grupa ima svoju foliju u kojoj su skladišteni svi pripadajući papiri. Tako su svi papiri koji spadaju u grupu lična dokumenta smešteni u jednu foliju, sva svedočanstva u drugu, itd.

Mogu se koristiti folije u boji, tako što se svakoj kategoriji dodeli folija određene boje (npr. lična dokumenta u crvenu, ugovori sa bankom u žutu, itd). Time se dodaje još jedan stepen u organizacionom sistemu, koji može biti od velike koristi za snalaženje u registratoru - naročito ukoliko je broj dokumenata (i odeljaka) u njemu velik.

Organizacija i čuvanje važnih dokumenata

Ukoliko se desi da u jednoj kategoriji imam veliki broj papira za koje je jedna folija mala, njih razvrstam u više folija. Na primer, ukoliko bih imala više kredita u banci (ili bankama), za svaki kredit bih odvojila po jednu foliju. Time bi odeljci (folije) bili rasterećeniji i bilo bi lakše umetnuti ili pronaći tačno određen papir vezan za tačno određen kredit. Isto važi i za bilo koju drugu kategoriju za koju bi više pasalo da je razdvojena na više odeljaka.

Organizacija i čuvanje važnih dokumenata

Organizacija i čuvanje važnih dokumenata

Ono što sam još uradila, je da sam u jednu foliju stavila kopije dokumenata koje se najčešće traže, kao što su kopija lične karte, izvoda iz MKR i sl. Kada mi je potrebna kopija nekog dokumenta dovoljno je da je uzmem iz registratora, bez da, svaki put, trošim vreme na kopiranje.

Svaki član domaćinstva ima svoj registrator. Papiri i dokumenta vezana za čitavo domaćinstvo, tj. ona koja nisu dokumenta nekog člana porodice, dobijaju poseban registrator. U ovu grupu spadaju npr. ugovor sa kablovskim operaterom, dokumenta vezana za automobil i njegovu registraciju i sl.

Organizacija i čuvanje važnih dokumenata

Podelite samnom vaš način čuvanja važnih dokumenata? Jeste li nekada zagubili neki važan dokument i da li su posledice toga bile ozbiljne?

P.S. Ukoliko vas zanima slatki držač koji se nalazi u pozadini slika pročitajte uputstvo kako ga napraviti.

Srećno!